Te doy la bienvenida al episodio 14 del podcast.

Cerramos la serie de documentar procesos, con las herramientas.

Siempre digo que la herramienta no es lo más importante.

Cuando documento procesos para mis clientes, lo primero que hago es enterarme de qué herramientas usan ya en su negocio, para no imponerles herramientas raras.

O sea, con el tema herramientas, partimos de lo que ya usamos en nuestro negocio, para no complicarnos la vida.

Dicho esto, voy a contarte las principales herramientas que uso tanto en mi negocio como en el de mis clientes.

1. El amigo Google: Google Drive, Google Docs y Google Sheets

Lo más sencillo es organizar los documentos en carpetas, con cada uno de los procesos documentados dentro. En el episodio en la web, te dejo un ejemplo de cómo queda.

Los procedimientos y guías de trabajo los hago en Google Docs con una plantilla de procedimiento flujo-tabla que ya tengo preparada y que tienes en cualquiera de las formaciones que te he dejado en las notas del programa.

Los registros, los hago en Google Sheets.

2. Miro

¿Y dónde haces los diagramas de flujo?

Pues en Miro, la herramienta mágica.

Miro es más que una herramienta para hacer diagramas de flujo, es una herramienta de colaboración empresarial donde puedes hacer casi cualquier cosa: modelos Canvas, matrices de estrategia empresarial, etc.

Cuando hago el diagrama de flujo, me lo puedo descargar en formato imagen y adjuntarlo al procedimiento flujo-tabla.

En el programa dentro del blog, te dejo una imagen de cómo queda el diagrama de flujo con esta herramienta.

3. Notion

La herramienta que uso para gestionar proyectos con mis clientes, también sirve para documentar procesos.

Lo que más me gusta de esta herramienta es su sencillez y limpieza. Además de que permite crear bases de datos enlazadas, algo que nos viene genial para organizar los procesos documentados y crear un manual de procedimientos en condiciones.

En las notas del programa, tienes varias formaciones donde te enseño a usar Notion, con plantillas incluidas.

4. Trello

Por último, quiero hablarte de Trello. Otra herramienta que te permitirá organizar los procesos documentados de tu negocio y compartirlos de manera sencilla con tu equipo. Es una herramienta que estoy usando ahora mismo con una clienta de documentación de procesos.

En resumen, puedes usar la herramienta que quieras (Asana, Kanbanflow, o cualquiera que compres en Appsumo). Lo importante es que entiendas cómo funcionan los procesos, los identifiques, los clasifiques, los documentes y, lo más importante, que los USES y los gestiones correctamente.

Notas del programa:

Servicio documentación de procesos para negocios

Curso Documentación de procesos para asistentes virtuales (versión Lite)

Curso Documentación de procesos para negocios online

Minicurso gratuito “Hablemos de procesos”

Taller Manual de procedimientos para emprendedoras y empresarias

Taller “Multiplica x20 tu productividad con Notion”

Post en el blog sobre Trello

El episodio en el blog

Episodio 26 Calidad. Procesos y sistemas de gestión.